パワーポイントでいきなり提案書を作成してはいけない理由

提案書をいきなりパワーポイントで作成してはいけない

顧客に初めて納品する成果物が「提案書」

営業マンであるあなたは、顧客から新規案件の相談を受けた場合
提案書を作成して提示することがあると思います。

特に、競合会社との営業コンペの場合
提案書の出来、不出来によって
新規案件の受注が左右されることも多いと思います。

顧客に提示した提案書によって
案件が受注できるかどうかが決まってしまうのです。

それぐらい、提案書は大切なものであり
顧客にとっても重要な位置づけです。

提案書は、顧客にとってみたら
まだ発注していない会社がどれぐらいの実力があるのかを
垣間見る一つの材料になります。

それぐらい提案書は重要なのです。

ぜひ、営業マンであるあなたは
「顧客に初めて納品する成果物が提案書だ!」
ぐらいの意気込みで提案書を作り込んでください。

では、提案書を作成する際
あなたはどんな手順で作成しているでしょうか?

提案書を作成するためのツールはいろいろありますが
今回はパワーポイントを使用して提案書を作成する前提で
お話を進めさせて頂きます。

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提案書を作成する際にやってはいけないパターン

提案書作りでやってはいけないパターン

もし、顧客から要望を受けて提案書を作成することになったら
おそらくあなたは

  • まずパワーポイントを立ち上げて、1ページ目から作成
  • タイトルを考えて、次は2ページ目を作って、さらに3ページ目・・・
  • 場合によっては、過去の提案書を流用してキーワードを修正して・・・

というように作成していることが多いのではないでしょうか?

どうでしょうか?

もし、あなたがこれまで作成してきた提案書から
飛躍的にレベルアップした提案書を作成したいと望むならば・・・

もうそういった作成方法は今日でおしまいにしましょう。

もし、顧客から泣いて喜ぶ提案書を作成して
競合会社とのコンペで連戦連勝したいのなら・・・

提案書の作成方法をガラリと変えてみましょう。

つまり

「提案書を作る際に、いきなりパワーポイントで
1ページ目から作成してはいけません」

ということです。

では、どのような作成手順で進めていけばよいのでしょうか?

全体の骨子を作るコツ

提案書の骨子作り

提案書を作る際に、いきなりパワーポイントを立ち上げて
1ページ目から順番に作成してはいけません。

特に1枚1枚を完璧に作成して
次のページの作成に取り掛かるという方法は
あまりオススメできません。

このような作成方法では
提案書の全体像が見えなくなるというデメリットがあります。

さらに訴求点の整理や顧客へ伝えるストーリー作りが
弱くなってしまいます。

1ページずつ順番に作るということは
各スライドがバラバラに独立してしまうリスクもあります。

そして、作成した後にスライドの順番がしっくり来なかったり
伝えるメッセージの関連性のないスライドが
次々と続いてしまったりすることがあります。

前の節でもお伝えしましたが
提案書は「顧客に納品する最初の成果物」です。

「絶対に他社には負けない提案書を作り上げるんだ!」
という情熱で提案書を作り込んでください。

では
「顧客に納品する最初の成果物」
と言える提案書の作成は
どのように進めたら良いのでしょうか?

それは・・・

「必ず紙に下書きをする」ということです。

しかも、まずは骨子から書き出して
作成してみるということです。

手順としては、まず、A4の紙を準備します。

余ったコピー用紙の裏でも構いません。

A4の紙を縦にして、全体の大項目を書き出します。

この大項目が提案書全体の目次のような役割を果たします。

この大項目の設定が、提案書の大まかなストーリーを
構成することになります。

と言っても、いきなり大項目が思いつかないと思いますので
まずは顧客に伝えるべき内容を
ひたすら書き出してみてください。

思いつくままに順番も考えずに書き出してみてOKです。

そして、その書き出して羅列した内容について
関連性のある項目同士をグルーピングしていきます。

そして、グルーピングしていくと、何となく中項目が見え
さらにグルーピングしていくと大項目が見えてきます。

大項目が見えてきたら、それをストーリー立てて
順番に並べればOKです。

これで全体の骨子が出来上がります。

作業をしてみれば
それほど時間が掛かることではありません。

これで全体像がざっくりできて
骨子が見えてくるわけですから
この骨子作りに時間を割く意味は大きいです。

コツは、とにかく顧客に伝えるべき内容は
すべて書き出してみるということです。

漏れなく書き出すことがポイントです。

書き出した量が多ければ多いほど
グルーピングのイメージが明確になっていきますし
関連性も強まっていきます。

ぜひ、やってみてください。

そして、大項目は
できれば3つぐらいにまとまるのが理想です。

それぐらいになるまで、関連付けをしてみましょう。

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まとめ

提案書の作り込みには徹底的にこだわる

提案書の作成のコツにはいろいろありますが
今回は骨子作りについてご紹介しました。

最終的に、提案書の出来具合で
競合他社と勝負する訳ですから
提案書の作り込みは徹底してこだわってください。

そのための第一ステップが下書きによる骨子作りです。

まずはここから始めてください。

これだけでも、今までの提案書の作り方が
大きく変わってくると思います。

最初は面倒くさいかもしれませんが
全体像を作り上げる上で重要な作業になります。

提案書の構成を練るために
骨子を作り上げることは大切ですので
もしあなたが、今までやったことが無いのでしたら
ぜひ試してみてください。

間違っても、パワーポイントをいきなり立ち上げて
1ページ目から順番に作成していってはいけません。

頭の中でストーリーを展開しているつもりかもしれませんが
頭の中だけでの構成作りでは限界があります。

A4の裏書1枚でできてしまう話なので
簡単に作業に取り掛かることが可能です。

提案書の作成のコツやステップはまだまだ他にもありますが
とりあえず今回は骨子作りのお話です。

全体の骨子作りは、提案書の土台になるので
ぜひ実践してみてください。