提案書を作り始める前に集めた情報やネタを整理しておこう!

提案書を作り始める前に情報を整理

提案書作成のありがちな失敗例

顧客から新しい案件の相談を受けて
あなたは提案書や見積書を作成することになりました。

提案書を作成する際に、あなたはどのような手順で
作り込みを行なっているでしょうか?

仮にパワーポイントで提案書を作成するとしましょう。

パワーポイントは、提案書を作成するために大変便利なツールです。

あなたの会社でも使っていると思います。

ただ、だからと言って、いきなりパワーポイントを立ち上げて
1枚目から順番に提案書を作成していっては
良い提案書を作ることはできません。

なぜなら、パワーポイントでいきなりスライドを作成し始めてしまうと
全体的なストーリーが見えなくなってしまう可能性があるからです。

言い換えると、あなたの会社の情報やサービスの切片が
パワーポイントの中にバラバラと細切れにスライドとして
つながってしまうということです。

こうしてしまうと、出来上がった提案書のネタが
それぞれ単発的なネタになってしまい
顧客から見て訴求点が見えにくくなってしまいます。

また、提示した情報やネタの関連付けができていないので
顧客が提案書を見るときに流れを理解できず
混乱してしまう恐れがあります。

ですので、パワーポイントをいきなり立ち上げて
1枚目から完璧に作り込むのは、あまり宜しくないやり方です。

スポンサードリンク


私がオススメする提案書作成の第一歩

提案書作成の第一歩

顧客へ提示する提案書を作り始める際の第一ステップ。

それは、顧客から聞いた要件や要望に対して
関連する情報やネタをまずは徹底的に洗い出すことです。

そして、その徹底的に洗い出した情報をすべて書き出してみましょう。

何か余ったA4の裏紙でOKです。

提案書に盛り込みたいすべての情報やネタを
すべて書き出してみましょう。

順番も気にしなくてOKです。

思いつくままに、徹底的に情報を書き出します。

顧客へ提案するべき内容、社内で調べた情報、ネットで調べた情報
書籍からヒントを得たネタ、アピールできそうな成功事例
過去の実績などなど・・・すべてを書き出します。

この時点では、それぞれのネタの関連性や重要性は
考えなくてもOKです。

質より量を重視して、すべて書き出してみてください。

書き出した量の多さが、この後に作成する提案書のレベルの高さに
つながっていきます。

集めた情報やネタを整理する

情報やネタを整理

A4の裏書に、あなたが集めた情報やネタを徹底的に書き出したら
次はその情報をそれぞれ関連付けていく作業です。

いったん書き出された情報やネタは、単発であり
順番もバラバラで関連付けがされていません。

これらの項目を一つ一つ丁寧に関連付けていくのです。

「○○と△△は、関連がある」

「□□と××は、成功事例として紹介できる」

といったような感じです。

そうすることによって、顧客に訴求すべきテーマが
だんだんと見えてきます。

そして、関連付けられたそれぞれのグループを
さらに大きなグループになるように関連付けていきます。

そうすることで、顧客に訴求するべき大項目が定まってきます。

理想としては、最終的に3つのグループに
大項目をまとめるのが良いと思います。

大項目は、提案書の中では、目次のような役割を果たしますので
提案書は3つのパートで構成されることになります。

この時点である程度の全体的なストーリーが出来上がりました。

これだけでも、顧客へ伝えるストーリーの大枠が出来上がりますし
あなた自身も、これから作成しようとしている提案書の構成について
頭の中で整理することができると思います。

そして、3つの大グループに分けた後
そのグループ内に関連付けられた情報やネタを吟味していきます。

「このネタの後に、この情報を入れて・・・」

とか

「このネタとこのネタは、同じ内容なので
1枚のスライドにまとめて・・・」

という感じです。

原則、1枚のスライドに1つの訴求点なので
こうやって情報を整理すれば
訴求点がバラバラになってしまうことも無くなります。

こうして整理された情報の集まりは
提案書の設計図のような役割を果たします。

最終的に、整理できたネタや情報を
1つずつ丁寧にスライドに落としていけば
ストーリー性のある提案書ができる訳です。

整理した情報やネタをパワーポイントに提案書として
実際に落とし込む方法は、また別途紹介しますが
今回は情報やネタの整理方法について紹介しました。

スポンサードリンク


まとめ

全体像を把握して提案書をまとめる

あなたの会社でも、提案書を作成する際に
パワーポイントを活用することが多いと思います。

パワーポイントを活用して提案書を作成すること自体は
全く問題ないのですが、その作成方法はぜひこだわってください。

間違っても、いきなりパワーポイントを立ち上げて
1枚目から丁寧に作り始めてはいけません。

この方法だと、全体的なストーリー性が弱い
提案書になってしまう可能性があります。

あなたの頭の中で全体的な構成を考えながら
スライドを順番に作るのは、限界があります。

面倒くさがらずに、いったん紙に情報やネタを
すべて書き出してみてください。

いらなくなったA4の裏紙でOKなので
徹底的に書き出してみましょう。

そして、その書き出した情報やネタを関連付けして
どんどんグループ化していってください。

最終的な大グループは3つが理想です。

提案書作成の第一ステップとして、このようなネタの整理を行うと
提案書の作り込みが非常にスムーズになります。

最初はひと手間掛かりますが、全体像を把握できるうえ
提案書全体の設計図のようなものができあがりますので
ぜひ面倒くさがらずに実践してみてください。

提案書の作成自体も楽しくなってきますよ!