パワーポイントで提案書を作り出す前にやるべきこととは?

パワーポイントで提案書を作り出す前に

提案書を作り始める前に

営業で競合会社とのコンペになったとき
提案書を顧客に提出することがよくあります。

そして、提案書の出来栄えで
新規案件を受注できるかどうかが決まることもありますね。

顧客にとって魅力的な提案書であればあるほど
あなたの会社の新規案件の受注率は
上がっていくことになります。

それほど新規案件の受注では大きな意味を持つ提案書ですが
あなたはどのようにして提案書を作成していますか?

いきなりパワーポイントを立ち上げて
1ページ目から丁寧に作り込んでいっていますか?

あるいは、過去に作った提案書のファイルを流用して
顧客の名前を修正したり、キーワードを差し替えたりして
作成していますか?

もしあなたが
顧客の心に響く提案書を作成したいと思うのなら
これから紹介する新しい提案書の作り方を
一度試してみてください。

きっと、今まで作成した提案書と比べて
出来栄えが格段に上がると思います。

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全体のストーリーを考えて大見出しを作る

ストーリーを考えて大見出し

いきなりパワーポイントを立ち上げて作成するのではなく
まずはA4用紙を用意しましょう。

コピー用紙の裏紙とかでもOKです。

そこに、提案するべき内容の全体像を考えて
大見出しを3つ書き出します。

「3つの大見出し」というのがポイントです。

そして、その大見出しに関連した様々な情報を
紐づけるように羅列していきます。

イメージとしてはこんな感じですね。

提案書の全体構成

もし、いきなり大見出しが浮かんでこない場合は
逆の方法でもOKです。

そのやり方は、まずは、顧客から要望された要件に
関する情報をすべて書き出します。

社内で集めた情報、自分で調べた資料やデータ
ネットや書籍から入手した情報・・・
すべてをA4の紙に漏れなく書き出します。

そして、それぞれの情報について
関連のあるものをどんどん紐づけていって
グルーピングしていくのです。

グルーピングできたものは
さらにグルーピングしていって
最終的に3つの大きなグループに
まとめてしまいましょう。

そして、その大きなグループ3つにタイトルをつければ
3つの大見出しの完成です。

この全体像が、提案書の設計図のような役割になります。

この設計図をもとに
提案書のストーリーを作成していくのです。

また、この3つの大見出しは
一度に完璧なものはできないと思うので
まずは一通り作ってみて、修正しながら
少しずつ完成させていけばOKですよ。

実際にスライドの下書きを書いてみよう

スライドの下書きを書いてみる

全体の大見出し3つが完成しました。

これは提案書の設計図のような役割を果たします。

ただ、この設計図ができたからと言って
すぐにパワーポイントを立ち上げて
提案書を作り始める訳ではありません。

では、次にやる作業は何でしょうか?

次のステップは
「下書きでスライドを作成していく作業」
です。

3つの大見出しの中に
あなたが収集した情報や資料が
たくさん集約されていることと思います。

それらの情報について
訴求点が同じものを1枚のA4の紙に
スライドの下書きとして作成していくのです。

あくまでもスライドの下書きです。

ただ、スライドの下書きなので
実際のスライドを鮮明にイメージしながら
作成してください。

実際にパワーポイントに落とし込んだ状態を
頭に思い浮かべながら下書きを作成します。

A4の紙を横に置いて
「パワーポイントのスライド1枚に対して
1枚のA4用紙」
という感じに対応させて下書きを作成します。

こんなイメージですね。

提案書の下書き

また、下書きを作成するときには
いくつかポイントがあります。

ます、1枚のスライドには
1つの訴求点で完結するように
作成するのがポイントです。

従って、1つの訴求点で完結していれば
1枚のスライドの中の情報量は
多くても少なくても構いません。

とにかく1枚のスライドに訴求点は1つです。

1つの訴求点について
スライドが何枚にも分散していたりすると
訴求点がボヤけてしまいます。

また、複数の異なる訴求点が1枚のスライドに入ってしまうと
何が言いたいスライドなのか
分からないスライドになってしまいます。

ですので、1枚のスライドに1つの訴求点を意識して
下書きを作っていきましょう。

そして、各スライドには、タイトルをしっかり入れて
その1枚で何を伝えたいのかを明確にします。

そして、出来上がった下書きをもとに
パワーポイントを立ち上げて
最終的な提案書を作り込んでいきます。

従いまして、下書きを完成させて時点で
すでに提案書の80%は完成しており
「あとはパワーポイントで清書をするだけ」
という流れになります。

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まとめ

提案書のレベルが一気に飛躍

いかがでしょうか?

提案書を作成する際は
まずは下書きから作成することについてご紹介しました。

A4の裏紙でOKですので
手間を惜しまずにやってみてください。

出来上がる提案書の質が
格段に上がることに間違いありません。

ポイントをおさらいしますと

  • 収集した情報やデータについて関連のあるものを紐づけた大見出しを3つ考える
  • 大見出しがいきなり出てこない場合は、それぞれの各情報をどんどん紐づけてグルーピングしていって、最終的に3つの大きなグループに分ける。
  • 大見出し3つと、それぞれの情報をグルーピングしたものが、提案書の設計図のような役割を果たす
  • 一発で完璧なものはできないので、一通り作ってみて、修正しながら少しずつ完成させれば良い。

そして、大見出しの設計図が完成したら

  • いきなりパワーポイントで作成するのではなく、スライドの下書きを作っていく。
  • 実際にパワーポイントに落とし込んだ状態を意識して作る。
  • 1枚の紙に1枚のスライドを書いていく。
  • スライド1枚に1つの訴求点
  • 1枚スライドの中の情報量は、多くても少なくてもOK。
  • それぞれのスライドには、タイトルをつけていく。

といった感じです。

一度実際にやってみれば、流れが分かると思いますので
試しにやってみてください。

このひと手間で、あなたが作る提案書のレベルが
一気に飛躍するはずです。

顧客から見て魅力的な提案書を作成して
競合会社とのコンペで連勝してくださいね。