ライバルに差をつけるプレゼンの資料の準備8つのポイント

プレゼン資料の準備

プレゼンで失敗しないための準備

私がまだ営業職について2年目だった時の話です。

徐々に営業にも慣れてきて、プレゼンの数もこなし
何となくプレゼンの雰囲気にも慣れてきたころ。

営業1年目でのプレゼンは、毎回緊張していたけど
2年目になったせいか、慣れてきたせいで
気が緩んでいた時期です。

ある日、お客さんのプレゼンのアポイントをもらい
プレゼンをすることになりました。

私は何となくプレゼンに慣れてきたのもあって
それほど緊張感もなく、お客さんのところに向かいます。

当時は車で営業をしていたので
営業車でお客さんのビルに向かいます。

ところが・・・。

そのお客さんのビルに営業車で到着したのですが
周りに駐車場がありません。

どこかあるだろうと思って
ビルの周りをグルグル回ってみますが
見つけた駐車場はすべて満車。

「げ~!これはヤバい!」

と思い、焦りながら駐車場を探す自分。

時間が刻々と過ぎていきます。

結局、ビルからちょっと離れたところに駐車場を見つけて
そこに車を止めて、急いでお客さんのビルへダッシュ!

当時、7月の暑い時期だったので
お客さんのビルに着いた時には完全に汗だくで息切れ状態です。

しかも、なんと!

駐車場探しで時間を大幅にロスしてしまったため
時計を見ると約束の時間をすでに過ぎているではありませんか!

私はお客さんに会うなり

「遅くなってしまい、大変申し訳ございません!」

と汗だくで「ハアハア」息を切らせながら、平謝り。

相手のお客さんも冷静に

「あんまり時間ないので、早めにお願いします」

と一言。

私は「本当に失礼しました」と謝りながら
お客さんに連れられてプレゼンの会議室に向かいます。

そして、会議室に入った瞬間・・・
とんでもない光景を目の前にしたのです!

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事前の準備不足を痛感したプレゼン

事前の準備不足

私は、お客さんとのアポイントの時間に遅れて遅刻した状況で
プレゼンの会議室に入りました。

すると、会議室に入った瞬間
目の前の光景を見た自分は唖然としてしまいます。

なぜなら、プレゼンを聞くお客さんは5人程度かと思っていたら
そこには20名ほどの方たちが会議室に座っていたのです。

「え~!聞いてないよ~!」

と嘆いても始まりません。

実は、そのとき私は、配布用のプレゼン資料を
7~8部しか持ってきてなかったのです。

20代前半で営業2年目の自分は
完全に舞い上がってしまいました。

とりあえず、約束の時間に遅れてしまったことを
ひたすら謝ります。

そして、資料が足りないことをお詫びします。

さらに汗だくで心臓もバクバク・・・。

完全にメンタルはアウトです。

その後、限られた時間の中
緊張感いっぱいでタジタジになりながらプレゼン。

時間が無いので資料をはしょりながらやりましたが
ほとんど何を話したかも覚えていません。

完全に準備不足でした。

すべて自分が蒔いたタネです。

プレゼン当日までの準備のポイント8つ

プレゼン当日までの準備

いかがでしょうか?

私は若いころのこの失敗経験から
プレゼンには念入りに準備をすることにしています。

準備がしっかりしていないと
当日に余裕を持ったプレゼンができないからです。

お客さんの前でプレゼンするときは
心にゆとりをもって挑むようにしています。

バタバタと焦った状態でプレゼンをすると
良いプレゼンはできませんね。

そのためには、プレゼン当日までの準備が欠かせません。

特にプレゼン資料については
念入りに準備をした方が良いです。

では、ここでプレゼン資料の準備について
8つのポイントを紹介します。

事前の準備として
少しテクニック的なこともお伝えしますね。

  1. 事前に当日の人数を確認して、資料の配布漏れがないようにする
  2. 配布資料は、必ず前日までに印刷し、若干の予備も含めた部数を準備しておく
  3. プレゼン資料は、A4サイズで1枚スライドで印刷して左上のホッチキス留めが基本
  4. レールファイルは見栄えはいいが、顧客が管理しずらい
  5. 事前に想定される質問を洗い出し、その回答を考えておく
  6. 万が一の質問に備えて、関連資料を準備しておく
  7. プレゼン資料作成の際に集めた情報の元となる資料は、当日一通り持っていく
  8. 当日訪問するこちらの人数を伝えておいた方が親切

事前の資料の準備はもちろんのこと
さらに細かい資料の準備方法も挙げてみました。

配布するプレゼン資料については
A4サイズでヨコ1枚のスライドになるように
印刷して左上にホッチキス綴じをすることを
オススメします。

よく、A4サイズのタテに、2枚のスライドを印刷して
配布資料を作る営業マンがいますが
社内での配布資料なら、紙の節約でOKですが
お客さん向けには、ちゃんとA4ヨコで1枚のスライドになるように
しっかり印刷して、左上にホッチキス留めをしましょう。

あとは、とにかく準備です。

1に準備、2に準備!

いろいろな場面を想定して、起こりえることには対応できるように
とにかく準備を万全にして挑みましょう。

あと、当然ですが、お客さんとの約束の時間には遅れないように
時間にゆとりを持って行動した方がいいですね。

私みたいになってしまいますよ(笑)

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まとめ

プレゼンは準備が8割

私は営業を始めたばかりの頃、先輩方に
「プレゼンは準備で8割は終わっている」
と教えられたことがあります。

まさにその通りでして、準備が完璧であればあるほど
プレゼン自体も自信をもって行えますし
どんな状況でもしっかりと対処できます。

私の失敗談のように、一度何かにトラブルが起きてしまうと
舞い上がってしまって、プレゼンどころではありません。

せっかくお客さんからもらった貴重な時間なので
最大限有効活用して最高のプレゼンタイムにしましょう。

そのためには念入りな準備は欠かせません。

初心者はもちろん、ベテランの営業マンでも
準備しすぎて困ることはないので
プレゼンで成功させるためにしっかり準備をしておきましょう。

プレゼンで「行き当たりバッチリ」はないですからね!