見積書の書き方が結構いい加減だった自分を反省
私が、まだ新人営業マンのころ
見積書の書き方にはあまりこだわりが無く
今振り返ってみると、反省するほど結構いい加減に作っていました。
正直、「よくあんないい加減な見積書の書き方で
お客さんから受注できたな」と不思議に思うぐらいです。
ほとんどの見積書は、すでにあった社内の見積書フォームを
適当に金額だけ修正して見積書を作成するだけ。
そんな単純な作成方法です。
今だから話せる余談ですが
前に作成した見積書のファイルを流用していたため
別の会社向けの文言が残っていたり・・・。
最悪なミスは、Excelの算式をミスってしまい
各商品の金額の合計額が間違っていたり・・・と。
そんな感じだったので
お客さんから怒られてしまったこともあります。
お金を払う側であるお客さんは、見積書を真剣に見ていますので
おそらく、自分よりお客さんの方が、自分が作った見積書を
よくチェックしていたと思います。
そんなダメ営業マンだったのですが
やはりお客さんから何度か注意されているうちに
「これではマズい」と思い
見積書の書き方を真剣に考えなければと反省・・・。
さらに当時お世話になっていた先輩からは
「見積書はただの紙切れではない！
営業はこれ１枚に思いを込めて勝負しているんだ！」
とガツンと言われる始末。
それからは、いい加減だった見積書の書き方をやめて
毎回毎回練りに練って、見せ方を工夫していったのです。
そんな試行錯誤の末、お客さんからの反応がアップする
見積書の書き方を見出していきました。
売上アップにつながる見積書の書き方
それでは、お客さんの反応が上がって
売上アップにつながる見積書の書き方を紹介します。
こちらの見積書のイメージをご覧ください。
ポイントは
- 消費税抜きで総額を記載する
- オプション業務項目を記載しておく
- 業務範囲を明確に記載しておく
のたった３つです。
それでは具体的に見ていきましょう。
①消費税抜きで総額を記載する
見積書には、各商品やサービスのすべての合計額を
見積総額として記載します。
この場合、お客さんから特に指定がない場合は
消費税抜きの総額を記載しておきましょう。
理由は単純で、感覚的にその方が、お客さんにとって
総額が低く感じるからです。
ちょっとした小細工ですが、結構大事です。
例えば、営業でコンペになった場合
他の何社かは消費税抜きの総額を記載していて
あなたの会社だけ消費税込みの総額を
記載していたとしましょう。
この場合、あなたの会社の見積額だけ消費税分だけ
高いイメージを持たれてしまう可能性があります。
「いやいや、ちゃんと消費税抜きの金額で
他社と比較してくれるでしょう！」
と思いますか？
私もそう思いたいのですが、これは人間の心理で
総額だけをパッと見て何となく「高い、安い」という印象を
感覚的に持ってしまうことがあります。
こんな感覚的なことで発注先を
持って行かれてしまってはたまりませんね。
ですので、お客さんからの指示が特にない場合は
消費税抜きの総額を記載するようにしましょう。
②オプション業務項目を記載しておく
お客さんとの面談や要件に従って見積書を作成すると思いますが
見積書の中に「オプション業務項目」を作る方法があります。
見積書のメインとなるのは
お客さんから依頼された商品やサービスの見積です。
ただ、それだけではなく、依頼を受けた商品やサービスに関連して
追加業務になる可能性のあるサービスなどをオプションとして
見積書に記載しておきます。
こうすることで
「あっ！こんなサービスもあるんだ！」とか
「このオプションサービスはもっと高いかと思っていた！」など
お客さんからの反応があることがあります。
お客さんにとってみて、そもそも知らなかったサービスを
アピールすることも可能です。
また、本当は依頼したかったサービスだけど
予算オーバーすると思って、見積依頼していなかったものを
掘り出すこともできます。
こうすることで、本来もらった見積依頼だけを単純に見積もるのではなく
さらに追加サービスを引き出すことが可能になってくるのです。
ぜひ、見積書にはオプションサービスを記載してみて
さらなる売上アップを狙っていきましょう。
ただし、この場合、しっかりと「オプション」ということを明記することと
「見積総額には、オプション料金は含まれていない」ということを
明確に記載しておいてください。
③業務範囲を明確に記載しておく
これはどちらかというと、売上をしっかり確保するための手段です。
見積書で記載した商品やサービスについての業務範囲や条件を
しっかりと明記しておきます。
例えば
- 納品期間は2週間とし、2週間より早めの納品をご希望の場合は別途費用が発生します。
- 商品の価格は20○年○月○日までの価格で、それ以降は再見積となります。
- 商品は10個単位での発注を想定しており、1個単位での発注は別途御見積となります。
- 当サービスの運用期間は12ヶ月単位での発注となります。
・・・・のような感じです。
あとあと、お客さんから「そんな条件聞いてない！」と言われて
トラブらないためにも、業務範囲や条件は明確に記載しておきましょう。
あなたは常識と思っている条件でも
お客さんには常識ではないことは多々あります。
お客さんのものさしで考えて業務範囲や条件を記載してください。
業務範囲や条件に抜け漏れがあると、あとでお客さんから
「こっちは聞いてないから、この金額でやってくれないと困る！」
と言われて値引き対応を迫られることもあります。
売上をしっかり確保するためにも
ぜひしっかりと諸条件を記載してくださいね。
まとめ
見積書の書き方のポイントを３つ紹介しました。
実際に、見積書の書き方次第で
売上が変わってくることが本当にあります。
見積書は単純に商品の金額の合計を記載するだけのものではないので
見せ方の工夫や書き方を練ってみてください。
お客さんの反応が得られて追加受注になると、結構うれしいものです。
ぜひ、実践してみてくださいね。