営業でメールは必要なコミュニケーション手段
「では、改めて御見積書をメールでお送りします」
「ご訪問の候補日を調整してメールでご連絡します」
のように、お客さんとメールでやり取りする場面はたくさんあります。
いちいち面談しなくても済みますし、外勤中でもノートパソコンがあれば
メールのやり取りが可能なので、とても便利ですね。
また、書類ファイルのやり取りも、メールで送ることが多いです。
とにかく、何でもメール、メール、メール・・・・。
とても便利です。
一日に何通も、いや何十通もメールをやり取りする人もいます。
なかには、１００通超えの人も・・・。
それぐらいメールでのコミュニケーションは欠かせないものですね。
一昔前は「おーい、メールってどうやって送るんだ？」なんて
年配の営業マンが若手の社員に聞いたりしていましたが
今はそんな光景はほとんど見かけなくなりました。
そんな便利なメールなのですが、営業におけるコミュニケーション手段で
どれぐらいメールに頼って良いのでしょうか？
確かにメールは便利です。
相手が不在中でも、朝だろうが夜だろうが
メールなら送信してもＯＫです。
ただ、コミュニケーションが命の営業職の場合
あまりメールにばかり頼っていると
非常に薄っぺらいコミュニケーションになってしまいます。
場合によっては、メールでのやり取りばかりしていたせいで
新規案件を受注できなかったり
最悪、トラブルになったりすることもありますね。
メールばかりに頼った時の落とし穴
メールは基本的に「文字」によるコミュニケーションです。
その中には、相手の表情や気持ち、微妙なニュアンスは
伝わってこないのです。
それがメールのメリットでもありますが
営業上ではデメリットであることもあります。
営業は、お客さんとの意思の疎通が大切です。
ハッキリ言ってしまうと、メールだけで意思の疎通を100％行なうのは
結構難しいと思います。
特に、新人営業マンや、他の部署から初めて営業に異動してきた人は
何でもメールのやり取りでお客さんと連絡を取ろうとする
傾向があるので要注意です。
実際に、他の部署から新しく営業に配属になった方で
お客さんのメールを一字一句、テキストのまま解釈する人がいました。
「メールでは、〇日までに連絡しますって書いてあるのに
全然連絡が来ない！」
とか
「このメールの文面では、こういう風に理解できるし
こんな様にも解釈できる！どっちなんだよ！」
と、メールの一字一句を追いかけて
メールのテキストの世界に入ってしまうという
痛い人たちです。
あなたの会社にもこういう人いませんか？
残念ながら、これでは営業マンとして
お客さんとまともな意思疎通はできませんね。
営業はコミュニケ―ションが命！
営業は、とにかくお客さんとコミュニケーションを取って
なんぼの世界です。
メールの字ズラだけを追いかけて
チャットのようなやり取りをすることは避けましょう。
例えば
「先ほどのメールの〇〇の部分は、どういった意味でしょうか？」
「失礼しました。〇〇は、△△という意味です」
「△△ということは、□□という意味ですね」
「いいえ、そうではなくて△△です」
・・・
こんなメールのやり取りを何度もやっている営業マンがいます。
こんなやり取りをお客さんとメールでするぐらいなら
お客さんに電話をしましょう。
電話ならメールよりもスピーディで
かつ、もっと多くの情報量のやり取りができます。
電話で話せば、会話のキャッチボールができますので
当然コミュニケーションも生まれ、得られる情報量も多くなります。
電話なら、相手の口調や言い回しなどで
字ズラ以外の相手の微妙なニュアンスを感じ取ることができます。
メールでは絶対にできないコミュニケーションです。
また、次のようなことをグチる営業マンも要注意です。
「この間、メールを送ったのに、１週間も返事がないよ！」
とか
「後日、検討して連絡しますとか言って、それっきりメールが来ない！」
なんて言っている営業マン。
すぐにお客さんに電話してみてください。
電話してお客さんと会話のキャッチボールをしましょう。
まとめ
お客さんとのコミュニケーション手段で
やり取りできる情報量の多さを順番に並べると
- 面談
- 電話
- メール
の順番になります。
面談はアポイントを取って会うため、一番ハードルが高くなりますが
電話はそこまでハードルは高くありません。
相手が不在だったら、伝言を残して、改めて電話すれば良いだけです。
電話した時に相手が忙しそうだったら、その時も改めれば良いだけです。
特に新規案件でのコンペのときは、なるべく密に
お客さんと電話によるコンタクトを取った方が
お客さんから得られる情報量が多くなって何かと有利です。
とは言うものの・・・
メールでお客さんとやり取りをした方が良い内容もあります。
それは
- アポイントの日程確認
- 添付ファイルを送る場合
- 重要な内容なのでメールで残しておいた方が良いもの
この３つは逆にメールでのやり取りに向いています。
ここはしっかりと使い分けて、なるべくコミュニケーションを
多く取れる手段を選択して、お客さんにアプローチしてくださいね。