営業のメールでお客さんとトラブらないための3つのポイント

営業のメールでトラブル

メールでトラブルになると厄介だ

営業マンが日常の業務で頻繁に使っているメール。

お客さんと瞬時に情報のやり取りができるので
非常に便利ですね。

ただ、便利な面もありますが、使い方によっては
トラブルに発展してしまうようなこともあります。

私自身も過去を振り返ってみると、メールでの失敗は結構あります。

  • 添付ファイルを忘れて送信
  • 件名を入れずに送信
  • 言葉足らずで誤解を招いてしまった
  • お客さんへの返信忘れ

・・・・

こうやって振り返ってみると、結構やっちゃってますね(笑)

こんな私がメールのやり取りの注意点をお伝えするのも何ですが
逆に私だからこそ、過去の経験を踏まえてお伝えできるかと思います。

また、後輩や同僚がやってしまった失敗なども踏まえまして
メールでトラブらないためのポイントをお話したいと思います。

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注意すべき3つのポイント

メールで注意すべき3つのポイント

メールで何か失敗してしまう時のパターンは大きく分けて3つあります。

  1. メールの文面自体に問題があるトラブル
  2. 添付ファイルや件名抜け、宛先間違いによるトラブル
  3. メールの返信に関するトラブル

もっと、細かく見ていくと、いろいろなメールに関する
トラブルがありますが、大きく分けると上記の3つです。

では、この3つについて注意すべきポイントをお伝えしていきます。

①メールの文面はより丁寧に、読みやすく!

メールの文面はより丁寧に

メールの文面はとにかく丁寧な文章になるようにしましょう。

丁寧に!丁重に!分かりやすく!です。

あなたが営業マンで、お客さんとメールのやり取りをするならば
とにかく丁寧な文面を心掛けていきましょう。

社内メールでは多少くだけても問題ないのですが
お客さんには丁寧な文面を心掛けてください。

よく、あえて親しみを込めて、くだけた文面で
お客さんにメールを送る人がいますが
その会社とよっぽど親しい関係になってからにしましょう。

特に、宛先の相手は親しいお客さんでも、ccに入っている人は
それほどまだ親しくない場合もあります。

また、砕けた文面でやり取りしていたメールに
突然知らない人のccが入ったり
あるいはお客さんの会社内で転送されたり・・・。

どんなことが起きるか分からないので
できるだけ丁寧な文面でメールを送った方が無難です。

そのためにも・・・

  • お客さんの宛名は○○様のように「様」つけにする。
  • 文章の表現はしっかり丁寧な言葉を使う。
  • 誤字・脱字が無いか、送信前にしっかりと見直す。

という点に気を付けてください。

メールは言葉だけの情報なので、顔の表情や声のトーンを
伝えることはできません。

ですので、メールを送った本人は普通に送ったつもりでも
受け取った側は、結構「冷たい文章」に感じることがあります。

お客さんへのメールの文面は「丁寧過ぎてちょうど良いぐらいだ」
ということを覚えておいてくださいね。

②件名抜けや添付ファイル忘れ、宛先間違いはこうして防ごう!

メールを送る手順

おそらく誰もが経験のあるメールでの過ちのトップ3は
「件名抜け、添付ファイル忘れ、宛先間違い」
の3つではないでしょうか。

この中でも、やってはマズい度は

【軽】件名抜け < 添付ファイル忘れ < 宛先間違い【重】

となりますね。

特に焦ってメールを出そうとしているときに
この3つのミスが発生しやすいと思います。

「次のアポイントの時間が迫っているので
早くメールを打って出さないといけない!」

こんな状況で焦ってメールを出すと
結構、添付ファイルを忘れてしまったりします。

焦ってメールを出さないように気を付けるのが一番なのですが
どうしても忙しいときもあります。

ですので、どんなときでもミスをしないためには
メールを出すときの流れを毎回同じパターンに統一してしまうのです。

以下は私がメールを出すときに、絶対に決めている作業の順番です。

  1. 添付ファイルがある場合は、まず添付ファイルを先に添付する。
  2. 件名を打ち込む。
  3. 文章を作成して、読み返して文面を完成させる。
  4. 最後に宛先を入れて、宛先に間違いがないか確認して送信。

という流れです。

添付ファイルの添付を一番先に行うのは
添付忘れを確実に防ぐためです。

次に件名を打ち込むのは、文章を先に書いてしまうと
件名の記載を忘れてしまうことがあるからです。

最後に宛先を追加するのは、文章を書いている途中で
何かの拍子に誤ってメールが送信されてしまうのを防ぐためです。

この一連の流れを習慣にしてしまったおかげで
私はメール送信に関するミスは激減しました。

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③メールの返信次第ではプラスにもマイナスにもなる!

メールでプラスにもマイナスにも

メールの返信は、営業マンの対応の仕方で差が出るところです。

メールの返信で信頼を得る営業マンもいれば
信頼を失う営業マンもいますので、細心の注意が必要です。

まず、メールの返信で信頼度を上げるためには
「スピード感」を最重視してください。

とにかく早めに返信です。

お客さんは、何か聞きたいことや知りたいことがあって
あなたにメールを送ってきている訳です。

その要望に、とにかく早く対応しましょう。

あなたの返答や対応が早ければ早いほど
お客さんから「デキる営業マン」という印象を持ってもらえます。

逆に対応が遅いほど「おいおい、大丈夫か?」と
お客さんから思われてしまいます。

とにかく素早く返信メールを送りましょう。

「でも、いろいろ資料を調べてからでないと
メールですぐに返答できない」という場合もあるでしょう。

こんな場合は

「お問い合わせ頂きまして、誠にありがとうございます。
資料を精査次第、改めてご返答させて頂きます。」

と、まずは一発返信メールを入れてください。

「私は、あなたのメールに対応してますよ~!」

というのをしっかりアピールするのです。

これをやるのとやらないのとでは、お客さんからのイメージが
全然違うので、ぜひ返信メールを一発返す習慣を身に着けてください。

メールを送ったのに、いつまで経っても何もレスが来ないと
お客さんは不安に思ってしまいますから。

また、素早く返信することで、自分自身のメールの返信忘れも
防ぐことができます。

とにかくお客さんから来たメールには、素早く対応することで
他社よりも頭ひとつ分、抜き出すことが可能ですよ。