見積書のシンプルなテンプレート
見積書はExcelで作成する
業界によっていろいろな見積書のスタイルがありますが
今回はよりシンプルで万能に使える
見積書のテンプレートを紹介します。
基本的なテンプレートになるので
それぞれ営業形態に合わせて使ってみてください。
また、見積書はExcelで作成することをオススメします。
なぜなら、計算式を設定することができるので
金額の合計などの計算が簡単にできるからです。
たまに、Wordで見積書を作成して
金額の合計を電卓で計算している人を見かけますが
そういうやりかたは今回で卒業しましょう。
こちらが見積書のテンプレートのイメージです。
①見積条件を記載する
ここには、見積依頼を受けた際の諸条件を記載します。
お客さんに後から
「そんな条件でしたっけ？」
と言われないように、見積上、大切な条件は
記載しておきましょう。
②見積書のメイン部分を記載する
業務項目名、単価、個数、単位、金額、備考
を記載します。
「業務項目名」は、いわゆる商品やサービス名です。
「○○システム構築」や「○○業務支援」
のような感じです。
なるべくシンプルでお客さんにとって
分かりやすい用語を使ってください。
そして、それぞれの商品やサービスの「単価」を
明確にして、「個数」と「単位」を記載します。
「単位」は、月額で毎月発生するサービスの場合は
「月」のような感じです。
１回だけ発生するようなサービスの場合は
「式」でＯＫですね。
そして、「金額」は、先ほど記載した「単価」に
「個数」を掛けた金額を記載します。
これはExcelの算式を設定しておけば簡単ですね。
「備考」には、何かその業務について
補足や注意点があれば記載しておきましょう。
③見積書の下の方に但し書き欄を作る
見積書の下の方に「但し書きの欄」を作りましょう。
ここには、メインとなる見積書の記載欄には
表現できなかった諸条件や但し書きを記載します。
例えば、
- 消費税率は、法改正によって変動致します。
- ○○圏以外の出張が発生する場合は、別途交通費を実費請求致します。
- サービスの期間が変動する場合、別途お見積りとなります。
・・・・のような感じです。
内容としては、後々にお客さんとの
トラブルにならないように
事前にお客さんに明確に伝えておいた方が
よいことを記載しておきます。
一度見積書が相手に受領されてから
後で条件を付けたすことは
あまり印象が宜しくありません。
諸条件や但し書きも、最初の提示の段階で
しっかり記載しておきましょう。
見積書のテンプレートの補足
先ほどご紹介した通り、見積書は、要点となる
業務項目名、単価、個数、単位、金額、備考が
しっかりと記載されていれば、問題はありません。
続いて、補足で
見積番号、見積期限、担当者名、社判
についてお話しします。
見積番号は発番した方がよい？
見積書を発行する際に見積番号を
発番する習慣があります。
いちいち面倒くさいかもしれませんが
私は、見積番号は毎回発番して
見積書に記載した方が良いと思います。
理由は、他の見積書と区別するためです。
特に、お客さんとの度重なる交渉や条件変更が繰り返されて
何回も見積書を提示し直す場合には、見積番号は必須です。
何回も見積書をやりとりする場合は
見積番号を通し番号で発番しておかないと
お客さんとのやりとりが不便になってしまいます。
具体的に言うと
「今回の発注は、25-03の見積書でお願います」
という感じで、お客さんとの間で間違えることなく
見積書を指定することが可能です。
見積書は、発番を通し番号にして
しっかりと社内で管理しましょう。
見積期限は設定する必要はあるの？
見積期限が必要かどうかについては
必ずしも必要ではないというのが私の答えです。
見積期限を設定してしまったがために
期限切れになった時に、お客さんからの要望で
また同じ見積書を提示する手間が発生することもあります。
しかも、そのタイミングで
値引き交渉を受けたらやっかいです。
ただ、期限付きの価格や、一定のシーズンだけの
特別価格などの見積書でしたら
見積期限を設定した方がよいでしょう。
また、時期によって価格が変動するリスクのある商品も
見積期限を設定した方が良いですね。
これはケースバイケースでの判断になりますが
すべての見積書に見積期限を設定する必要はありません。
担当者名は入れる必要はあるの？
よく、見積書の社名の下に担当者名を
丁寧に入れているケースがあります。
これもケースバイケースですが
私は絶対に必要なものとは考えていません。
発行側の社名は絶対に必要ですが、社名だけでも
十分見積書としての機能を果たします。
会社としてお客さんに見積書を提示している訳ですから
担当者名を入れなくてもＯＫです。
逆に、担当者名を入れてしまうと、担当交代の時や
担当者が辞めてしまった時に、細かいお客さんだと
「担当者名を修正して再発行してほしい」
と言われてしまいます。
こんな手間を掛けるなら
初めから担当者名は無い方がスッキリします。
社判はついた方がよいの？
社判の捺印ですが、これも必要ないと思います。
法人営業の場合、Excelで見積書を作成して
PDFファイルにしてお客さんにメールで送るパターンが
多いと思います。
このときに社判を捺印するとなると
いったんExcelの見積書を印刷して、それに捺印して
さらにそれをスキャンしてPDFにする・・・
という手間が掛かってしまいます。
さらに会社によっては、捺印に結構手間と時間が
掛かる会社もありますね。
これではスピード感ある営業対応はできません。
見積書は、Excelから直接PDFに変換して
サクッとお客さんに送りましょう。
この方が圧倒的にスピーディですし
スキャナーで読み取ったPDFよりも綺麗です。
ただ、最終的に発注・受注が決まって、お客さんから
「最終版の見積書に正式に捺印をして
提出してくれませんか？」
とお願いされたら、見積書に捺印をしましょう。
最終版の正式な見積書には
捺印が必要なケースがありますので
こういった場合はしっかりと対応してください。
ただ、それ以外の場合は
積極的に捺印する必要はないと思います。
まとめ
見積書のテンプレートと
その補足事項について紹介しました。
見積書は、その会社の売上に直結する大切なものなので
あなたの会社でも見積書のフォームを
練りに練ってみてください。
今回ご紹介したテンプレートは基本的な形式ですので
各業界によってその習慣に応じたものに
修正してみるといいと思います。
ポイントは、シンプルで、お客さんにとって
分かりやすい表現で記載するということです。
今回の記事を参考にして頂いて
見積書を作成してみてくださいね。
最後に、私が紹介した見積書のテンプレートのExcel版を欲しい方は
こちらからダウンロードできますのでどうぞ！
また、他にもExcelやWord形式のテンプレートを
ダウンロードできるサイトはたくさんあります。
その中でもどれが最適か分かりづらいと思うので
オススメのサイトを以下に紹介しますね。
上記のサイトの「見積書テンプレート_シンプル」のシリーズが
オススメですよ～！